AML identifikace a kontrola klienta patří mezi základní povinnosti, které český AML zákon ukládá vybraným osobám při navazování a průběhu obchodního vztahu. Jejich cílem je získat a ověřit potřebné informace o klientovi a současně vyhodnotit okolnosti důležité z hlediska prevence praní peněz a financování terorismu.
V praxi však nestačí pouze zkontrolovat doklad totožnosti. Rozsah povinností se liší podle konkrétní situace, typu klienta i míry rizika a může zahrnovat například zjištění skutečného majitele, účelu obchodního vztahu nebo původu prostředků. V článku proto projdeme celý proces AML identifikace a kontroly klienta krok za krokem a ukážeme, jak může vhodně nastavené AML řešení podpořit práci s identifikací, kontrolou a související dokumentací.
Obsah článku
Co je AML identifikace klienta a proč je důležitá?
AML identifikace klienta je jedním ze základních opatření, která mají zabránit zneužívání finančního systému k legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. V České republice tuto oblast upravuje především zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, běžně označovaný jako AML zákon. Jeho cílem je nejen předcházet praní špinavých peněz a financování terorismu, ale také vytvářet podmínky pro odhalování takového jednání.
Identifikace představuje proces, při kterém povinná osoba zjišťuje stanovené identifikační údaje klienta a ověřuje jeho totožnost. U fyzické osoby se při standardní identifikaci údaje zaznamenávají a ověřují z průkazu totožnosti a zároveň se ověřuje shoda podoby osoby s vyobrazením v dokladu. U právnické osoby se identifikační údaje zaznamenávají a ověřují z dokladu o její existenci získaného z důvěryhodného zdroje a současně se identifikuje fyzická osoba, která za právnickou osobu jedná.
V rámci identifikace musí povinná osoba rovněž zjistit a zaznamenat, zda klient, fyzická osoba jednající za klienta a známý skutečný majitel nejsou politicky exponovanými osobami (PEP) nebo osobami, vůči nimž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce. Zákon navíc vyžaduje, aby se během obchodního vztahu kontrolovala platnost a úplnost již získaných informací a zaznamenávaly jejich změny, přičemž četnost a rozsah této kontroly se odvíjí od rizikového profilu klienta.
Proč je AML identifikace důležitá?
Smyslem identifikace osob podle AML není pouze formálně získat jméno nebo kopii dokladu. Identifikace umožňuje povinné osobě vědět, s kým skutečně vstupuje do obchodního vztahu nebo provádí obchod, a představuje jeden ze základních prvků širšího principu KYC (Know Your Client).
Správně provedená identifikace pomáhá omezovat riziko využití služeb povinné osoby k praní peněz nebo financování terorismu. Současně vytváří základ pro následnou kontrolu klienta, při níž se již podrobněji posuzuje například účel a zamýšlená povaha obchodního vztahu, skutečný majitel, vlastnická a řídící struktura právnické osoby nebo zdroj peněžních prostředků. FAÚ proto označuje identifikaci a kontrolu klienta za jedny z nejdůležitějších opatření AML/CFT.
AML identifikace je povinná zejména v situacích stanovených v § 7 AML zákona. Povinná osoba musí klienta identifikovat nejpozději tehdy, když je zřejmé, že hodnota obchodu překročí 1 000 EUR. Bez ohledu na tuto hranici je identifikace vyžadována mimo jiné vždy při podezřelém obchodu nebo při vzniku obchodního vztahu. Povinná osoba si navíc na základě vlastního hodnocení rizik stanovuje pro jednotlivé typy obchodů hranici, při jejímž dosažení identifikaci vždy provede; tato hranice nesmí být vyšší než zákonný limit.
Jaký je rozdíl mezi identifikací a kontrolou klienta?
Pojmy identifikace klienta a kontrola klienta se v praxi často používají společně, nejde však o totožné povinnosti. FAÚ výslovně upozorňuje, že se oba instituty mohou v praktickém KYC procesu prolínat, právně jsou však samostatné – v některých případech proto vznikne povinnost klienta identifikovat, aniž by současně musela být provedena jeho kontrola.
Zjednodušeně tedy lze říci, že identifikace odpovídá především na otázku „Kdo je klient?“, zatímco kontrola klienta jde dále a zkoumá, kdo klient skutečně je z hlediska vlastnictví a rizika, proč obchod nebo obchodní vztah uskutečňuje, odkud mohou pocházet prostředky a zda jeho transakce odpovídají informacím, které o něm povinná osoba má.
Podle § 9 AML zákona kontrola klienta zahrnuje zejména získání a vyhodnocení informací o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu, zjištění a ověření totožnosti skutečného majitele, zjištění vlastnické a řídící struktury právnické osoby, průběžné sledování obchodního vztahu a přezkoumávání zdrojů peněžních prostředků nebo jiného majetku. Rozsah kontroly přitom není u všech klientů automaticky stejný - vychází z rizikově orientovaného přístupu a musí odpovídat riziku konkrétního klienta, produktu, obchodu nebo obchodního vztahu.
Právě kombinace správně provedené AML identifikace klienta a následné kontroly umožňuje povinné osobě nejen ověřit totožnost klienta, ale také průběžně vyhodnocovat riziko legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu a rozpoznat okolnosti, které mohou vykazovat znaky podezřelého obchodu.
Kdo patří mezi povinné osoby podle AML zákona?
Povinnost provádět AML identifikaci klienta se netýká pouze bank a dalších finančních institucí. AML zákon vymezuje v § 2 široký okruh tzv. povinných osob, tedy subjektů, na které se při splnění zákonných podmínek vztahují povinnosti v oblasti prevence legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Patří mezi ně subjekty finančního sektoru i řada podnikatelů a profesí mimo něj.
Mezi povinné osoby AML patří zejména banky a spořitelní a úvěrní družstva, další finanční instituce, provozovatelé hazardních her, osoby působící v realitním sektoru, auditoři, daňoví poradci a externí účetní, soudní exekutoři, advokáti a notáři při zákonem vymezených činnostech, poskytovatelé služeb pro právnické osoby a svěřenské fondy, obchodníci s vybranými druhy zboží a další subjekty uvedené v § 2 AML zákona.
Povinné osoby a jejich AML povinnosti
Postavení povinné osoby je důležité proto, že s ním AML zákon spojuje konkrétní povinnosti. Podle okolností mezi ně patří například identifikace a kontrola klienta, uchovávání stanovených údajů a dokladů, posuzování podezřelých obchodů, oznamování podezřelého obchodu nebo zavedení odpovídajících vnitřních postupů.
U jednotlivých profesí je potřeba jejich postavení posuzovat přesně. Například advokát nebo notář není povinnou osobou automaticky při každém právním úkonu. § 2 odst. 1 písm. g) AML zákona jejich postavení váže na úschovu majetku klienta a na další zákonem vymezené služby. FAÚ například uvádí, že advokát může být povinnou osobou při přípravě kupní smlouvy na nemovitost, při zastupování klienta při koupi či prodeji majetku nebo při určitých činnostech souvisejících se založením svěřenského fondu.
Podobné rozlišení existuje u účetních. Externí účetní vykonávající činnost podle § 2 odst. 1 písm. e) je povinnou osobou, zatímco zaměstnanec, který vede účetnictví interně pro svého zaměstnavatele, se pouze z tohoto důvodu povinnou osobou nestává.
Specifická pravidla platí také pro realitní sektor. Realitní zprostředkovatel je povinnou osobou při zprostředkování koupě nebo prodeje nemovité věci. Při zprostředkování nájmu, podnájmu nebo pachtu se na něj AML režim vztahuje za podmínek stanovených zákonem, zejména pokud příslušná měsíční platba nebo její zákonem určený ekvivalent dosahuje 10 000 EUR nebo více.
Jak zjistit, zda se na vás AML zákon vztahuje
Samotná skutečnost, že podnikatel přijímá platby nebo pracuje s klienty, ještě automaticky neznamená, že je povinnou osobou podle AML zákona. Základním krokem je ověřit, zda daný subjekt nebo jeho činnost spadá do některé z kategorií uvedených v § 2 zákona č. 253/2008 Sb. V praxi je vhodné posoudit především:
- Druh podnikatelské nebo profesní činnosti. Například zda jde o banku, finanční instituci, realitního zprostředkovatele, externího účetního, daňového poradce, advokáta nebo jiný subjekt uvedený v AML zákoně;
- Charakter poskytované služby. U některých profesí vzniká postavení povinné osoby pouze při konkrétních zákonem vymezených činnostech;
- Konkrétní obchod nebo obchodní vztah. V některých případech rozhoduje také charakter či hodnota transakce a další podmínky stanovené AML zákonem.
Proto je vždy nutné vycházet z konkrétní činnosti a aktuálního znění AML zákona. Jakmile subjekt do režimu povinné osoby spadá, musí určit, kdy je u jeho klientů vyžadována AML identifikace a kontrola a jaké konkrétní postupy musí při jejich provádění dodržet.
Kdy je AML identifikace klienta povinná?
Povinná osoba neprovádí AML identifikaci klienta automaticky při každém jednotlivém kontaktu s klientem. Povinnost identifikace vzniká v konkrétních situacích stanovených zejména v § 7 zákona č. 253/2008 Sb. Vedle zákonných případů musí povinná osoba zohlednit také vlastní hodnocení rizik a pro jednotlivé typy obchodů stanovit hodnotu, při jejímž dosažení identifikaci vždy provede. Tato hranice nesmí být vyšší než 1 000 EUR.
Při obchodu nad 1 000 EUR
Povinná osoba provede identifikaci klienta nejpozději v okamžiku, kdy je zřejmé, že hodnota obchodu překročí 1 000 EUR, pokud AML zákon nestanoví jinak. Vlastní interní hranice povinné osoby přitom může být na základě hodnocení rizik nižší.
Při vzniku obchodního vztahu
AML identifikace klienta je povinná vždy při vzniku obchodního vztahu, a to bez ohledu na hodnotu konkrétního obchodu. Typickým příkladem může být založení bankovního účtu nebo zahájení jiného trvalejšího smluvního vztahu mezi klientem a povinnou osobou.
Při podezřelém obchodu
Hodnotový limit se neuplatní ani tehdy, pokud jde o podezřelý obchod. Jakmile obchod splňuje zákonné podmínky podezřelého obchodu, musí povinná osoba klienta identifikovat bez ohledu na jeho hodnotu.
V dalších případech stanovených AML zákonem
§ 7 stanoví také několik specifických situací, kdy je identifikace povinná bez ohledu na obecný limit. Patří mezi ně například nákup nebo přijetí kulturních památek, předmětů kulturní hodnoty, použitého zboží či zboží bez dokladu o jeho nabytí ke zprostředkování prodeje nebo přijímání věcí do zástavy. Zvláštní pravidlo se vztahuje rovněž na osobu, která není pojistníkem a má právo na plnění ze životního pojištění, její identifikace musí proběhnout nejpozději při výplatě pojistného plnění.
AML identifikace fyzické a právnické osoby krok za krokem
Konkrétní postup AML identifikace závisí mimo jiné na tom, zda je klientem fyzická, podnikající fyzická nebo právnická osoba. Základní pravidla stanoví především § 5 a § 8 AML zákona. První identifikace se standardně provádí za fyzické přítomnosti identifikované osoby, AML zákon však umožňuje také další zákonné způsoby identifikace, včetně identifikace na dálku.
AML identifikace fyzické osoby
U klienta, který je fyzickou osobou, povinná osoba zaznamenává identifikační údaje a ověřuje je z průkazu totožnosti, pokud jsou v něm uvedeny. Současně ověřuje, zda podoba klienta odpovídá vyobrazení v předloženém průkazu totožnosti.
- Zjištění identifikačních údajů klienta. Nejprve se zjistí zákonem požadované identifikační údaje fyzické osoby. Rozsah údajů vychází z § 5 AML zákona a zahrnuje zejména jméno a příjmení, rodné číslo nebo datum narození, místo narození, pohlaví a trvalý nebo jiný pobyt.
- Předložení průkazu totožnosti. Při standardní osobní identifikaci klient předloží příslušný průkaz totožnosti. Klient má podle AML zákona povinnost poskytnout povinné osobě informace nezbytné k provedení identifikace, včetně předložení potřebných dokladů.
- Ověření identifikačních údajů. Povinná osoba zaznamenané identifikační údaje ověří podle průkazu totožnosti, pokud jsou v něm uvedeny. Nejde tedy pouze o převzetí údajů, které klient sám sdělí, podstatnou součástí identifikace klienta AML je jejich ověření.
- Ověření totožnosti a podoby klienta. Při osobní identifikaci povinná osoba zároveň ověří shodu podoby klienta s vyobrazením v průkazu totožnosti. První identifikace fyzické osoby proto podle základního postupu probíhá za její fyzické přítomnosti. Zákon však připouští alternativní způsoby, které rozebereme v části věnované AML identifikaci na dálku.
- Zaznamenání údajů a uchování dokumentace. Povinná osoba musí o provedené identifikaci uchovávat zákonem stanovené informace, včetně identifikačních a dalších získaných údajů, údaje o tom, kdo a kdy provedl první identifikaci, a záznamů o uskutečněných krocích. Pokud byly v rámci identifikace pořizovány kopie dokladů, uchovávají se také tyto kopie. Obecná doba uchovávání podle § 16 činí 10 let po uskutečnění obchodu mimo obchodní vztah nebo po ukončení obchodního vztahu, s výjimkami stanovenými zákonem.
AML identifikace podnikající fyzické osoby
Pokud je klientem podnikající fyzická osoba, vychází identifikace z pravidel pro fyzickou osobu, zároveň se však zaznamenávají také údaje související s jejím podnikáním. Definice identifikačních údajů podle § 5 AML zákona zahrnuje u podnikající fyzické osoby vedle údajů fyzické osoby také její obchodní firmu nebo odlišující dodatek, místo podnikání a identifikační číslo osoby.
Rozdíl oproti běžné fyzické osobě tedy spočívá především v rozsahu zjišťovaných identifikačních údajů. Samotná totožnost podnikatele jako fyzické osoby se ověřuje podle pravidel platných pro identifikaci fyzické osoby.
AML identifikace právnické osoby
U AML identifikace právnické osoby nestačí identifikovat pouze společnost jako takovou. Povinná osoba musí zaznamenat a ověřit identifikační údaje právnické osoby a současně identifikovat fyzickou osobu, která za ni při daném obchodu nebo při vzniku obchodního vztahu jedná.
- Zjištění identifikačních údajů právnické osoby. U právnické osoby se podle § 5 AML zákona zjišťuje zejména její obchodní firma nebo název, sídlo a identifikační číslo osoby nebo obdobný údaj přidělovaný v zahraničí.
- Ověření existence a údajů právnické osoby. Povinná osoba identifikační údaje právnické osoby zaznamená a ověří z dokladu o její existenci získaného z důvěryhodného zdroje. V praxi může být relevantním zdrojem například veřejný rejstřík.
- Identifikace osoby jednající za společnost. Následně je nutné identifikovat fyzickou osobu, která za právnickou osobu při daném obchodu nebo vzniku obchodního vztahu jedná. Její identifikace se provádí v rozsahu stanoveném pro fyzickou osobu.
- Ověření oprávnění jednat za právnickou osobu. Pokud za klienta jedná jiná osoba, musí doložit své oprávnění k jednání, ledaže lze toto oprávnění zjistit z veřejného rejstříku. Povinná osoba následně ověří, zda a v jakém rozsahu je daná osoba oprávněna za klienta jednat.
- Zaznamenání a uchování údajů. Také u právnické osoby musí být průběh identifikace řádně dokumentován. Povinná osoba uchovává identifikační a další zákonem stanovené údaje, relevantní dokumenty a záznamy o provedených krocích v souladu s § 16 AML zákona.
AML identifikace na dálku: Jak ověřit klienta bez osobního setkání
Základním pravidlem AML zákona je, že první identifikace klienta probíhá za fyzické přítomnosti identifikované osoby, případně fyzické osoby jednající za klienta-právnickou osobu. Zákon však stanoví několik postupů, které umožňují splnit požadavky na identifikaci i bez osobního setkání klienta přímo s danou povinnou osobou. Patří mezi ně zejména zprostředkovaná identifikace podle § 10 a postupy podle § 11 AML zákona.
Zprostředkovaná AML identifikace
Zprostředkovaná identifikace podle § 10 AML zákona umožňuje provést první identifikaci prostřednictvím zákonem určeného subjektu. Na žádost klienta nebo povinné osoby ji může provést notář nebo kontaktní místo veřejné správy.
1. Klient požádá o zprostředkovanou identifikaci
Klient nebo povinná osoba požádá notáře či kontaktní místo veřejné správy o provedení identifikace pro konkrétní povinnou osobu a konkrétní účel.
2. Provede se identifikace klienta
Notář nebo kontaktní místo provede identifikaci a sepíše o ní veřejnou listinu. Ta obsahuje mimo jiné údaje o tom, kdo identifikaci provedl, pro kterou povinnou osobu a za jakým účelem, identifikační údaje klienta a údaje o místě a datu identifikace.
3. K listině se připojí potřebné dokumenty
Přílohou jsou kopie příslušných částí dokladů použitých k identifikaci, ze kterých lze zjistit požadované identifikační údaje a údaje o průkazu totožnosti. Kopie musí být čitelné a vyobrazení osoby musí mít dostatečnou kvalitu k ověření shody podoby. Je-li identifikován zmocněnec, přikládá se také originál plné moci nebo její ověřená kopie.
4. Dokumentace je doručena povinné osobě
Klient následně zajistí doručení listiny s přílohami povinné osobě. Na jeho žádost může notář nebo kontaktní místo veřejné správy zaslat veřejnou listinu včetně příloh přímo do datové schránky povinné osoby.
Elektronická AML identifikace
AML zákon umožňuje za stanovených podmínek využít také elektronickou identifikaci. Nejde přitom o pouhé zaslání fotografie nebo skenu občanského průkazu e-mailem. Konkrétní postup musí odpovídat některému ze způsobů identifikace, které AML zákon připouští.
Elektronickou identifikaci upravuje § 8a, který umožňuje identifikovat klienta prostřednictvím prostředku pro elektronickou identifikaci s úrovní záruky značnou nebo vysokou (např. eObčanka přes NIA nebo bankovní identita). Vedle toho § 11 upravuje další postupy umožňující identifikaci klienta bez jeho fyzické přítomnosti u povinné osoby. Zda lze konkrétní způsob použít, proto závisí na splnění všech zákonných podmínek daného postupu a na vyhodnocení AML rizika. Pokud jsou splněny podmínky pro dálkový postup, musí mít povinná osoba před uskutečněním obchodu k dispozici požadované identifikační údaje, informace a dokumenty.
Zákon navíc výslovně umožňuje využít elektronickou identifikaci také při ověření totožnosti již dříve identifikovaného klienta při dalších obchodech. Takové ověření podle § 8 odst. 5 může proběhnout bez fyzické přítomnosti klienta.
V rámci digitalizace navazujících procesů lze využít také elektronické podpisy, například při práci s dokumenty, které klient po dokončení identifikace elektronicky podepisuje. Samotný elektronický podpis však nenahrazuje splnění požadavků AML zákona na identifikaci klienta.
AML identifikace klienta v zahraničí
Skutečnost, že se klient nachází mimo Českou republiku, sama o sobě neodstraňuje povinnost provést identifikaci. Je-li povinná osoba povinna klienta podle AML zákona identifikovat, musí využít některý ze zákonem přípustných postupů.
Při využívání postupů založených na převzetí identifikace nebo spoléhání se na jinou osobu je zároveň nutné zohlednit, ve které zemi daná osoba působí. § 11 například omezuje využití těchto mechanismů ve vztahu k osobám působícím ve vysoce rizikových třetích zemích, s úzce vymezenou výjimkou pro určité pobočky a dceřiné společnosti subjektů z EU nebo EHP splňující rovnocenné AML/CFT požadavky.
AML identifikace skutečného majitele a politicky exponované osoby
Součástí AML postupů není pouze ověření osoby, která přímo vystupuje jako klient. Povinná osoba musí v zákonem stanoveném rozsahu pracovat také s informacemi o skutečném majiteli, politicky exponovaných osobách (PEP) a mezinárodních sankcích. Tyto kroky jsou důležité pro správné vyhodnocení rizik spojených s klientem a obchodním vztahem.
Skutečný majitel při AML identifikaci a kontrole
Skutečným majitelem se pro účely AML zákona rozumí skutečný majitel podle zákona upravujícího evidenci skutečných majitelů nebo fyzická osoba, za kterou se obchod provádí. Jeho zjištění a ověření je především součástí kontroly klienta podle § 9 AML zákona.
- Zjištění skutečného majitele. Povinná osoba musí zjistit totožnost skutečného majitele klienta. Současně zjišťuje vlastnickou a řídící strukturu klienta, pokud jde o právnickou osobu nebo svěřenský fond.
- Ověření totožnosti z důvěryhodných zdrojů. Nestačí pouze převzít informaci sdělenou klientem. Povinná osoba přijímá opatření k ověření totožnosti skutečného majitele z důvěryhodných zdrojů. Pokud klient podléhá povinnosti zápisu do evidence skutečných majitelů nebo obdobného registru, AML zákon stanoví konkrétní požadavky na způsob tohoto ověření.
- Prověření PEP a mezinárodních sankcí. U skutečného majitele se rovněž zjišťuje a ověřuje, zda není politicky exponovanou osobou nebo osobou, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce.
- Zaznamenání provedených kroků. Povinná osoba musí zaznamenat identifikační údaje skutečného majitele a také postup, kterým jeho totožnost zjišťovala a ověřovala. Pokud při procesu zjistí nesrovnalost v evidenci skutečných majitelů, postupuje podle pravidel § 15a AML zákona.
Politicky exponovaná osoba při AML identifikaci
Politicky exponovaná osoba (PEP) je podle AML zákona fyzická osoba, která vykonává nebo vykonávala významnou veřejnou funkci, a za stanovených podmínek také osoby na ni napojené. Zákon mezi významné funkce řadí například hlavu státu, předsedu vlády, člena parlamentu, některé představitele politických stran, soudce nejvyšších soudních orgánů, člena bankovní rady centrální banky, vysokého důstojníka nebo velvyslance.
- Zjištění statusu PEP. Povinná osoba musí zjistit a zaznamenat, zda klient, fyzická osoba jednající za klienta a známý skutečný majitel nejsou PEP. Status lze podle FAÚ ověřovat například pomocí vnitrostátního seznamu funkcí PEP, otevřených zdrojů, specializovaných systémů nebo písemného prohlášení klienta.
- Uplatnění odpovídajících AML opatření. Zjištění, že klient je PEP, samo o sobě neznamená zákaz obchodního vztahu. AML zákon však s PEP spojuje zvýšená opatření. Při obchodním vztahu musí povinná osoba například přijmout přiměřená opatření ke zjištění původu majetku PEP a přezkoumávat zdroj prostředků nebo jiného majetku, kterého se konkrétní obchod či vztah týká.
- Posouzení před uskutečněním obchodu. Podle § 15 odst. 2 AML zákona povinná osoba neuskuteční obchod s PEP, pokud jí není znám původ peněžních prostředků nebo jiného majetku použitého v daném obchodu.
- Povinnosti pokračují i po skončení funkce. Zvláštní režim nekončí automaticky dnem, kdy osoba přestane významnou veřejnou funkci vykonávat. Povinná osoba uplatňuje příslušná opatření ještě nejméně 12 měsíců a vždy až do okamžiku, kdy na základě hodnocení rizik vyloučí riziko specifické pro PEP.
AML identifikace a mezinárodní sankce
AML postupy úzce souvisejí také s mezinárodními sankcemi. Povinná osoba zjišťuje, zda klient, osoba jednající za klienta a známý skutečný majitel nejsou osobami, vůči nimž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce. V rámci kontroly právnické osoby je relevantní také prověřování osob v její vlastnické a řídící struktuře.
Sankční kontrola proto není pouze jednorázovým „odškrtnutím“ při založení obchodního vztahu. Informace získané při identifikaci a kontrole klienta je nutné během vztahu udržovat aktuální a reagovat na změny, které mohou ovlivnit jeho rizikový profil.
AML kontrola klienta a podezřelý obchod
Jedním z důležitých výsledků správně nastavené kontroly klienta je schopnost rozpoznat okolnosti, které mohou naznačovat podezřelý obchod. AML zákon jej vymezuje zejména jako obchod uskutečněný za okolností vyvolávajících podezření ze snahy o legalizaci výnosů z trestné činnosti nebo financování terorismu, případně další situace výslovně uvedené v § 6.
Při posuzování obchodu se zohledňuje například to, zda odpovídá známému profilu a podnikatelské činnosti klienta, zda má zřejmý ekonomický účel a zda jeho charakter, objem nebo způsob provedení nevyvolává neobvyklé okolnosti. Samotná neobvyklost transakce však ještě automaticky neznamená, že jde o podezřelý obchod, rozhodující je posouzení konkrétních okolností a zákonných znaků. Pokud povinná osoba zjistí podezřelý obchod, vznikají jí povinnosti podle AML zákona, zejména povinnost oznámit jej Finančnímu analytickému úřadu postupem podle § 18.
AML identifikace v praxi: Dokumentace a uchovávání
Řádná dokumentace umožňuje doložit nejen to, že AML identifikace klienta proběhla, ale také jakým způsobem povinná osoba splnila své zákonné povinnosti. Podle AML zákona je proto nutné uchovávat zejména:
- identifikační údaje klienta a údaje získané v rámci kontroly klienta;
- údaje o průkazu totožnosti a v zákonem stanovených případech také příslušné kopie dokumentů;
- informace a dokumenty týkající se skutečného majitele, vlastnické a řídící struktury a provedených kontrol;
- záznamy o všech krocích uskutečněných při identifikaci a kontrole klienta, včetně případných obtíží při jejich provádění;
- dokumentaci vztahující se k obchodům a obchodnímu vztahu v rozsahu požadovaném AML zákonem.
Při větším množství klientů a dokumentace může být praktické propojit AML procesy také s automatizací smluv, která pomáhá omezit manuální práci s dokumenty a nastavit jednotnější workflow.
Nejčastější chyby při AML identifikaci klienta
Chyby při AML identifikaci klienta nemusí spočívat pouze v tom, že identifikace nebyla provedena vůbec. Problémem může být také neúplné ověření údajů, nesprávně zvolený způsob identifikace nebo nedostatečná dokumentace. Identifikace a kontrola klienta přitom patří podle FAÚ mezi základní opatření systému AML/CFT.
Neúplné zjištění nebo ověření identifikačních údajů
Jednou ze základních chyb je získání pouze části údajů požadovaných AML zákonem nebo jejich nedostatečné ověření. Rozsah identifikačních údajů stanoví § 5 a způsob jejich ověření zejména § 8 AML zákona. U fyzické osoby proto nestačí pouze převzít údaje, které klient sám uvede; při osobní identifikaci se údaje ověřují z průkazu totožnosti a kontroluje se také shoda podoby klienta s vyobrazením v dokladu.
Záměna identifikace a kontroly klienta
Další častou chybou je považovat samotné ověření totožnosti za kompletní splnění AML povinností. Identifikace a kontrola klienta jsou rozdílné procesy. Pokud vznikne povinnost kontroly podle § 9 AML zákona, musí povinná osoba podle okolností získat také informace o účelu a povaze obchodního vztahu, skutečném majiteli, vlastnické a řídící struktuře nebo zdroji prostředků a vztah následně průběžně sledovat.
Nesprávně provedená AML identifikace na dálku
Za řádnou vzdálenou identifikaci nelze automaticky považovat například pouhé zaslání fotografie občanského průkazu. AML zákon stanoví konkrétní způsoby identifikace, včetně elektronické identifikace podle § 8a, zprostředkované identifikace podle § 10 a dalších postupů podle § 11. Použitý postup musí splňovat zákonné podmínky.
Nedostatečná aktualizace údajů o klientovi
AML povinnosti nekončí prvotním ověřením klienta. V průběhu obchodního vztahu je nutné kontrolovat platnost a úplnost získaných informací a zaznamenávat jejich změny. Kontrola klienta je navíc spojena s průběžným monitoringem vztahu a transakcí podle rizikového profilu klienta.
Nedostatečná dokumentace provedených kroků
Povinná osoba musí být schopna doložit, jak identifikaci a kontrolu klienta provedla. § 16 proto vyžaduje uchovávat nejen identifikační údaje a příslušné dokumenty, ale také záznamy o krocích uskutečněných při identifikaci a kontrole, včetně případných obtíží, a dokumentaci související s hodnocením rizikového profilu klienta.
Ochrana osobních údajů při AML identifikaci
Provádění AML identifikace klienta nevyhnutelně zahrnuje zpracování osobních údajů. Povinné osoby přitom údaje nezískávají pouze na základě souhlasu klienta, jejich zpracování je v příslušném rozsahu nezbytné pro splnění zákonných povinností vyplývajících z AML zákona.
Rozsah údajů není libovolný. AML zákon stanoví, jaké identifikační a další informace mají být při identifikaci a kontrole klienta zjišťovány a které musí povinná osoba následně uchovávat. Podle § 16 jde zejména o:
- identifikační a další údaje získané při identifikaci klienta;
- kopie předložených dokladů, pokud byly pořizovány;
- informace a dokumenty získané při kontrole klienta;
- záznamy o provedených krocích při identifikaci a kontrole a o případných obtížích;
- dokumentaci související s hodnocením rizikového profilu klienta a použitými AML opatřeními.
AML zákon stanoví pro většinu této dokumentace dobu uchovávání 10 let od uskutečnění obchodu mimo obchodní vztah nebo od ukončení obchodního vztahu. Zákon obsahuje i zvláštní pravidla pro některé kategorie povinných osob. Po uplynutí příslušné zákonné lhůty musí správce zajistit výmaz uchovávaných údajů a zničení dokladů.
Povinnost uchovávat údaje však neznamená, že povinná osoba může osobní údaje zpracovávat bez omezení. Musí zajistit jejich odpovídající ochranu a zpracovávat je v souladu s AML zákonem a použitelnými pravidly ochrany osobních údajů. Zvláštní pozornost je potřeba věnovat kopiím průkazů totožnosti. Jejich pořizování není automaticky povinné u každé AML identifikace; AML zákon tuto povinnost výslovně stanoví pouze pro určité povinné osoby a situace.
Bezpečné zpracování osobních údajů je proto nedílnou součástí správně nastaveného AML procesu. Povinná osoba musí být schopna současně splnit povinnosti v oblasti identifikace a kontroly klienta, uchovat zákonem požadované důkazy o jejich provedení a chránit získané osobní údaje před neoprávněným přístupem nebo jiným zneužitím.
Závěr
Správně provedená AML identifikace klienta není pouze formální kontrolou dokladu totožnosti. Je součástí širšího systému opatření, který zahrnuje identifikaci a kontrolu klienta, zjištění skutečného majitele, posouzení PEP a sankčních rizik, průběžné sledování obchodního vztahu a řádné uchovávání dokumentace.
Konkrétní rozsah povinností vždy závisí na postavení povinné osoby, charakteru klienta, obchodu nebo obchodního vztahu a souvisejících rizicích. Proto je důležité vycházet z aktuálního znění zákona č. 253/2008 Sb. a příslušných metodických pokynů Finančního analytického úřadu.
Jak AML řešíme v Legal Systems
Jak ukazují předchozí kapitoly, AML identifikace a kontrola klienta se skládá z řady navazujících kroků – od ověření totožnosti přes zjištění, zda klient není politicky exponovanou nebo sankcionovanou osobou, až po vyhodnocení rizika a řádné uchování záznamů o provedených krocích. V Legal Systems pomáháme povinným osobám tyto kroky převést z papíru a tabulek do digitální podoby a provést je online v jednom systému.
- Identifikace a kontrola klienta na jednom místě. Ověření totožnosti klienta, AML kontrolu i vyhodnocení rizikovosti lze provést online, bez přepisování údajů mezi jednotlivými dokumenty a tabulkami.
- Identifikace na dálku přes bankovní identitu. Díky napojení na bankovní identitu lze klienta identifikovat i bez osobního setkání. Bankovní identita patří mezi prostředky elektronické identifikace, se kterými AML zákon v § 8a počítá.
- Automatická kontrola PEP a sankcí. Systém automaticky kontroluje, zda klient není politicky exponovanou osobou a zda nefiguruje na sankčních seznamech.
- Vysoce rizikové třetí země. Vztah k vysoce rizikovým třetím zemím klient potvrzuje v AML prohlášení s odkazem na aktuální seznam FAÚ.
- Návrh míry rizikovosti. Ze získaných údajů a z výše obchodu systém navrhne míru rizikovosti klienta. Konečné rozhodnutí však vždy zůstává na povinné osobě.
- Přehledná dokumentace. Výsledky identifikace a kontroly zůstávají přehledně uložené, takže povinná osoba může při případné kontrole FAÚ doložit, jak při identifikaci a kontrole klienta postupovala.
Podle velikosti a potřeb nabízíme dvě varianty:
- AML Solo je určené jednotlivcům a menším povinným osobám, například realitním makléřům, účetním nebo advokátům, kteří AML řeší sami. Funguje online a bez závazků.
- AML v platformě Legal Systems je vhodné pro firmy a týmy, které potřebují sdílet AML agendu napříč kolegy, zpracovávají vyšší objemy klientů nebo chtějí proces upravit na míru. AML lze propojit i s dalšími částmi platformy, jako jsou elektronické podpisy nebo automatizace smluv.
Obě varianty si můžete vyzkoušet v bezplatném demu.
Nejčastější otázky
Co je AML identifikace klienta?
AML identifikace klienta je proces, při kterém povinná osoba zjistí a zákonem stanoveným způsobem ověří identifikační údaje klienta. U fyzické osoby se při standardní osobní identifikaci údaje ověřují z průkazu totožnosti a zároveň se kontroluje shoda podoby klienta s vyobrazením v dokladu.
Kdy je AML identifikace povinná?
Identifikace je povinná v případech stanovených AML zákonem, zejména pokud je zřejmé, že hodnota obchodu překročí 1 000 EUR, při vzniku obchodního vztahu nebo při podezřelém obchodu. Zákon stanoví také další specifické případy, kdy se identifikace provádí bez ohledu na tento limit.
Jaké údaje jsou potřeba pro AML identifikaci fyzické osoby?
U fyzické osoby se zjišťují identifikační údaje podle § 5 AML zákona, zejména jméno a příjmení, rodné číslo nebo datum narození, místo narození, pohlaví a trvalý nebo jiný pobyt. Při standardní osobní identifikaci se údaje ověřují z průkazu totožnosti, pokud jsou v něm uvedeny.
Jak probíhá AML identifikace právnické osoby?
Povinná osoba zaznamená a ověří identifikační údaje právnické osoby z dokladu o její existenci získaného z důvěryhodného zdroje. Současně identifikuje fyzickou osobu, která za právnickou osobu při obchodu nebo vzniku obchodního vztahu jedná.
Lze provést AML identifikaci klienta na dálku?
Ano. AML zákon umožňuje za stanovených podmínek využít například elektronickou nebo zprostředkovanou identifikaci a další zákonem upravené postupy. Nestačí však libovolný online způsob ověření, zvolený postup musí splňovat podmínky AML zákona.
Jak se při AML kontrole zjišťuje skutečný majitel?
Povinná osoba zjišťuje totožnost skutečného majitele a přijímá opatření k jejímu ověření z důvěryhodných zdrojů. Pokud klient podléhá zápisu do evidence skutečných majitelů nebo obdobného registru, AML zákon stanoví další požadavky na způsob ověření.
Co se stane, když klient odmítne AML identifikaci nebo kontrolu?
Pokud je identifikace nebo kontrola povinná a klient se odmítne identifikaci podrobit nebo neposkytne potřebnou součinnost při kontrole, povinná osoba odmítne uskutečnění obchodu nebo navázání obchodního vztahu, případně za zákonných podmínek již existující vztah ukončí.
Jak často je potřeba AML identifikaci a údaje klienta aktualizovat?
AML zákon nestanoví jednu univerzální periodu aktualizace pro všechny klienty. Během obchodního vztahu povinná osoba kontroluje platnost a úplnost získaných informací a zaznamenává jejich změny; četnost a rozsah kontroly se určují podle rizikového profilu klienta.
Jak zaznamenat a uchovávat identifikační údaje?
Povinná osoba musí uchovávat identifikační údaje, příslušnou dokumentaci a záznamy o provedených krocích způsobem umožňujícím prokázat jednotlivé obchody a související postupy. Obecná lhůta podle § 16 činí 10 let od uskutečnění obchodu mimo obchodní vztah nebo od ukončení obchodního vztahu, přičemž zákon stanoví některé výjimky.
Jak prověřit politicky exponovanou osobu?
Povinná osoba musí zjistit, zda klient, osoba jednající za klienta nebo známý skutečný majitel není PEP. K prověření lze využít informace získané od klienta, veřejně dostupné informace, příslušné seznamy a další důvěryhodné zdroje; u PEP se následně uplatňují zvláštní AML opatření.
Jak zjistit zdroj finančních prostředků k nákupu nemovitosti?
Při kontrole klienta povinná osoba přezkoumává zdroj peněžních prostředků nebo jiného majetku, kterého se obchod týká. Zjišťuje například způsob, jakým klient prostředky získal, a podle rizika si může vyžádat odpovídající podklady. FAÚ uvádí jako relevantní například nabývací titul a informace o předchozím toku, objemu či způsobu získávání prostředků. Konkrétní rozsah ověření se stanovuje podle okolností a rizika daného případu.
