Automatizace smluv: krok za krokem a nejlepší nástroje

Automatizace smluv pomáhá firmám zjednodušit celý proces práce se smluvní dokumentací, od jejich přípravy a schvalování až po podpis, archivaci a sledování důležitých termínů. Místo manuálních a často roztříštěných procesů mohou jednotlivé kroky probíhat v jednom digitálním prostředí a podle předem nastavených pravidel.

V tomto článku se podíváme na to, jak automatizace smluv funguje, které části smluvního procesu lze automatizovat a jak celý systém zavést do firmy krok za krokem. Zaměříme se také na hlavní výhody, výběr vhodného nástroje a nejčastější chyby, kterým je při implementaci dobré předejít.

Obsah článku

Co je automatizace smluv a jak funguje

Automatizace smluv představuje způsob, jak pomocí moderních digitálních nástrojů zjednodušit a urychlit práci se smluvní dokumentací. Vhodné řešení pro automatizaci smluv může propojit jednotlivé části smluvního procesu, od vytvoření a schválení dokumentu až po jeho podpis, evidenci a archivaci. Nejde přitom pouze o převedení papírových dokumentů do elektronické podoby. Proces automatizace smluv může zahrnovat celý jejich životní cyklus, od vytvoření dokumentu a jeho interního schválení přes elektronické podepisování až po evidenci, archivaci a sledování důležitých termínů. Cílem je omezit množství manuálních a opakujících se úkonů, snížit riziko lidských chyb a zajistit, aby měli oprávnění zaměstnanci potřebné smlouvy a informace dostupné na jednom místě.

V praxi může automatizovaná správa smluv fungovat například tak, že zaměstnanec vytvoří novou smlouvu z předem připravené šablony a doplní požadované údaje. Dokument následně automaticky postupuje nastaveným schvalovacím procesem ke konkrétním osobám nebo oddělením. Po schválení může následovat elektronické podepisování smluv, aniž by bylo nutné dokument tisknout, ručně podepisovat, skenovat a posílat e-mailem. Po uzavření smlouvy systém dokument uloží do centrální evidence a může zároveň sledovat datum platnosti, výpovědní lhůtu, termín prodloužení nebo jiné důležité povinnosti. Typický proces automatizace smluv tak může zahrnovat:

• vytvoření smlouvy z připravené šablony,
• automatické předání dokumentu ke schválení,
• elektronický podpis oprávněných osob,
• uložení smlouvy do centrální evidence,
• sledování termínů a automatická upozornění,
• rychlé vyhledávání smluv a souvisejících informací.

Jak se automatizace smluv liší od běžné digitalizace smluv

Pojmy digitalizace smluv a automatizace smluv spolu úzce souvisejí, ale neznamenají totéž. Digitalizace se zaměřuje především na převedení dokumentů a souvisejících procesů do elektronické podoby. Firma například nahradí papírový archiv digitálním úložištěm nebo začne smlouvy místo fyzického předávání posílat elektronicky.

Automatizace jde o krok dál. Neřeší pouze formu dokumentu, ale také to, co se se smlouvou děje v jednotlivých fázích procesu. Systém může automaticky určit další krok, předat dokument správné osobě, upozornit na chybějící schválení nebo blížící se termín a uchovávat smlouvy podle předem nastavených pravidel. Zatímco samotná digitalizace tedy především nahrazuje papír digitálním dokumentem, automatizace pomáhá zefektivnit samotnou správu smluv a omezit rutinní manuální práci.

Jaké jsou hlavní výhody automatizace smluv pro firmy?

Automatizace smluv pomáhá firmám zjednodušit každodenní práci s dokumenty a odstranit řadu manuálních kroků, které zaměstnancům zabírají čas a zároveň vytvářejí prostor pro chyby. Přínos se přitom netýká pouze právního oddělení. Efektivnější správa smluv může usnadnit práci také managementu, HR, financím, obchodu nebo nákupu. Firma získává rychlejší procesy, lepší přehled nad dokumentací a větší kontrolu nad tím, kdo se smlouvami pracuje a v jaké fázi se právě nacházejí.

Šetříte čas

Automatizace omezuje rutinní administrativu spojenou s přípravou, předáváním a dohledáváním smluv. Místo ručního vytváření podobných dokumentů lze využít připravené šablony a automaticky doplňovaná data. Systém zároveň může smlouvu předat ke schválení správné osobě nebo upozornit na další potřebný krok. Zaměstnanci tak tráví méně času administrativou a mohou se věnovat činnostem, které vyžadují jejich skutečnou pozornost.

Snižujete chybovost

Při ručním přepisování údajů, kopírování starších smluv nebo posílání několika verzí dokumentu e-mailem snadno vznikají chyby. Automatizace tyto kroky omezuje například využíváním standardizovaných šablon, přednastavených polí a schvalovacích workflow. Snižuje se tak riziko použití nesprávné verze, vynechání povinných údajů nebo odeslání neaktuálního dokumentu. Výsledkem je konzistentnější proces automatizace smluv s menším počtem manuálních zásahů.

Zlepšujete přehled

Automatizovaná správa smluv umožňuje uchovávat dokumenty a související informace v centrálním systému namísto různých e-mailových schránek, složek nebo lokálních úložišť. Oprávnění uživatelé mohou rychle zjistit, kde se smlouva nachází, kdo ji schválil nebo kdy končí její platnost. Odpadá tak zdlouhavé ruční vyhledávání dokumentů a ověřování jejich aktuálnosti. Firma zároveň získává lepší kontrolu nad přístupy k citlivým informacím.

Snižujete náklady

Méně manuální práce znamená také efektivnější využití pracovního času. Automatizace může nahradit například opakované zadávání stejných údajů, ruční rozesílání dokumentů ke schválení nebo fyzickou archivaci smluv. Digitalizace smluv společně s automatizací navíc omezuje potřebu tisku, skenování a fyzického předávání dokumentace. Úspory tak nevznikají pouze u administrativních nákladů, ale také díky rychlejšímu průběhu celého smluvního procesu.

Omezujete právní a provozní rizika

Ruční správa zvyšuje riziko přehlédnutí důležitých termínů, používání zastaralých dokumentů nebo nesprávného nastavení přístupů. Automatizovaný systém může hlídat expirace, výpovědní lhůty či termíny pro prodloužení smlouvy a včas upozornit odpovědné osoby. Nastavené workflow zároveň pomáhá zajistit, aby dokument prošel požadovaným schválením a byl dostupný pouze oprávněným uživatelům. Firma tak získává větší kontrolu nad smluvní dokumentací a omezuje provozní komplikace spojené s manuální správou.

Jak probíhá automatizace smluv v jednotlivých fázích životního cyklu?

Automatizace smluv se může vztahovat na celý životní cyklus dokumentu, od jeho prvního návrhu až po archivaci po skončení platnosti. V každé fázi přitom nahrazuje nebo zjednodušuje jiné manuální úkony. Díky tomu nemusí zaměstnanci smlouvy opakovaně vytvářet, posílat mezi odděleními, ručně kontrolovat jejich stav nebo samostatně sledovat důležité termíny.

• Příprava a tvorba smlouvy. V první fázi lze automatizovat především opakující se činnosti spojené s tvorbou dokumentu. Zaměstnanci mohou pracovat s předem připravenými a schválenými vzory, do kterých se automaticky doplňují potřebné údaje. Odpadá tak ruční kopírování starších smluv a opakované přepisování stejných informací. Výsledkem je rychlejší příprava dokumentů a jednotnější podoba smluv napříč firmou.
• Kontrola a správa verzí. Při připomínkování smluv může snadno vzniknout několik verzí dokumentu uložených v různých e-mailech nebo složkách. Automatizovaná správa smluv umožňuje změny a jednotlivé verze spravovat na jednom místě. Odpovědné osoby tak snáze pracují s aktuálním dokumentem a mají lepší přehled o provedených úpravách. Automatizace tím omezuje manuální kontrolu verzí i riziko práce se zastaralým souborem.
• Schvalování smluv. Po dokončení návrhu může systém smlouvu automaticky předat osobám, které ji mají podle interních pravidel schválit. Není tedy nutné ručně zjišťovat, komu dokument poslat, ani opakovaně připomínat nevyřízené schválení. Nastavené workflow zároveň umožňuje sledovat, v jaké fázi se dokument nachází. Proces automatizace smluv je díky tomu plynulejší a transparentnější.
• Podepisování smluv. Po schválení může na workflow přímo navazovat elektronické podepisování. Dokument je předán určeným signatářům elektronicky a není nutné jej tisknout, fyzicky předávat a následně znovu skenovat. Firma tím omezuje administrativní kroky mezi schválením a uzavřením smlouvy a celý proces může dokončit rychleji.
• Evidence, termíny a archivace. Automatizace nekončí podpisem. Uzavřená smlouva může být automaticky zařazena do centrální evidence společně s informacemi o její platnosti, odpovědných osobách nebo důležitých datech. Systém může následně upozornit například na blížící se konec smlouvy, výpovědní lhůtu nebo termín prodloužení. Po skončení životního cyklu lze dokument přesunout do elektronického archivu podle nastavených pravidel.

Automatizace tak propojuje jednotlivé fáze smluvního procesu do jednoho navazujícího workflow. Digitalizace smluv poskytuje elektronickou podobu dokumentace, zatímco automatizace pomáhá řídit konkrétní úkoly, odpovědnosti a termíny v průběhu celého životního cyklu.

Které části správy smluv lze automatizovat?

Automatizace se nemusí týkat pouze jednoho kroku při práci se smlouvami. Moderní nástroje umožňují automatizovat řadu opakujících se činností od přípravy dokumentu přes jeho schválení a podpis až po archivaci. Konkrétní rozsah závisí na potřebách firmy a nastavení interních procesů, některé organizace automatizují pouze vybrané úkoly, jiné postupně zavádějí automatizovanou správu smluv napříč celým jejich životním cyklem.

Proces automatizace smluv přitom nemusí být zaveden najednou. Firma může začít například používáním smluvních vzorů, automatizovaným schvalováním nebo elektronickým podepisováním smluv a následně propojit další části procesu. Výsledkem je správa smluv, při které zaměstnanci věnují méně času rutinním administrativním úkonům a mají lepší přehled o dokumentech i souvisejících povinnostech.

Proces automatizace smluv krok za krokem

Zavedení automatizace nemusí znamenat okamžitou změnu všech smluvních procesů ve firmě. Efektivnější je nejprve zjistit, kde vzniká nejvíce manuální práce, vybrat vhodný typ dokumentu a automatizaci postupně otestovat. Následující kroky ukazují, jak lze proces automatizace smluv zavést systematicky a bez nutnosti měnit vše najednou.

Krok 1: Zmapujte současný proces správy smluv

Nejprve je vhodné zjistit, jak dnes probíhá správa smluv od jejich vytvoření až po archivaci. Firma by měla identifikovat, kdo dokumenty připravuje, kontroluje, schvaluje a podepisuje a kde jsou následně uloženy. Současně lze odhalit místa, kde vznikají zbytečné prodlevy, opakované úkoly nebo časté chyby.

Krok 2: Určete smlouvy vhodné pro automatizaci

Není nutné automatizovat všechny dokumenty současně. Pro začátek jsou vhodné zejména smlouvy, které firma vytváří často a jejichž struktura se výrazně nemění. Může jít například o standardizované dokumenty s opakujícími se údaji a jasně definovaným procesem schvalování.

Krok 3: Sjednoťte smluvní vzory a pravidla

Před automatizací je důležité sjednotit používané vzory a určit, která ustanovení, pole nebo údaje jsou povinné. Zaměstnanci pak nemusí vytvářet každý dokument od začátku nebo hledat poslední schválenou verzi. Standardizované šablony zároveň vytvářejí základ pro automatické doplňování údajů.

Krok 4: Nastavte role, odpovědnosti a schvalování

Dalším krokem je určit, kdo může smlouvu vytvořit, upravit, zkontrolovat a schválit. Na základě těchto pravidel lze nastavit automatické workflow, které dokument předá správné osobě ve správný okamžik. Tím se omezuje ruční přeposílání smluv a dohledávání toho, kdo má provést další krok.

Krok 5: Zapojte elektronické podepisování smluv

Na dokončené schvalovací workflow může navázat elektronické podepisování smluv. Dokument lze po schválení automaticky předat určeným signatářům a sledovat, zda již byl podepsán. Firma tak může omezit tisk, skenování, fyzické předávání dokumentů i manuální kontrolu stavu podpisu.

Krok 6: Nastavte evidenci, archivaci a sledování termínů

Po podpisu by měla automatizovaná správa smluv pokračovat uložením dokumentu do centrální evidence. Současně lze nastavit upozornění na konec platnosti, výpovědní lhůty, automatické prodloužení nebo jiné důležité termíny. Odpovědné osoby tak nemusí jednotlivá data sledovat ručně v kalendářích nebo tabulkách.

Krok 7: Automatizaci otestujte a postupně rozšiřujte

První automatizované workflow je vhodné otestovat na jednom vybraném typu smlouvy. Firma může sledovat, zda nový proces skutečně zkracuje dobu zpracování, snižuje množství manuální práce a usnadňuje zaměstnancům orientaci v dokumentech. Po ověření funkčnosti lze stejný princip postupně rozšířit na další typy smluv a oddělení.

Klíčové je tedy nezačínat automatizací všeho najednou. Postupné zavádění umožňuje proces průběžně upravovat podle reálných potřeb firmy a rozšiřovat automatizaci smluv tam, kde přináší největší praktický přínos.

Automatizace smluv v každodenní správě dokumentů

Po nastavení základního workflow lze automatizaci smluv využít v každodenní práci s dokumenty, od jejich vytvoření přes schválení a podpis až po evidenci a archivaci. Jednotlivé funkce na sebe mohou navazovat v rámci jednoho procesu, takže zaměstnanci nemusí smlouvu ručně přesouvat mezi různými nástroji, e-maily a úložišti. Automatizovat lze zejména následující oblasti:

• Tvorba smluv a používání jednotných vzorů. Firma může pracovat s předem schválenými smluvními šablonami, do kterých se doplňují potřebné údaje. Zaměstnanec tak nemusí pokaždé vytvářet dokument od začátku nebo kopírovat starší smlouvu. Standardizované vzory zároveň pomáhají zajistit, aby jednotlivá oddělení používala aktuální verze dokumentů.
• Kontrola, správa verzí a schvalování. Dokument lze automaticky předávat právnímu, finančnímu nebo jinému odpovědnému oddělení podle nastavených pravidel. Systém zároveň usnadňuje práci s jednotlivými verzemi a umožňuje sledovat stav schválení. Prakticky tak může smlouva po vytvoření automaticky zamířit k právní kontrole, následně k finančnímu oddělení a po jeho souhlasu k finálnímu schválení.
• Elektronické podepisování smluv. Po schválení může být dokument automaticky odeslán určeným osobám k elektronickému podpisu. Systém může sledovat stav podpisu a upozornit signatáře, pokud dokument zůstává nepodepsaný. Elektronické podepisování smluv tak omezuje ruční odesílání příloh, tisk a skenování dokumentů a může zkrátit dobu mezi schválením a uzavřením smlouvy.
• Evidence, archivace a hlídání termínů. Podepsané dokumenty lze automaticky ukládat do centrální evidence a přiřazovat k nim potřebné informace. Systém může sledovat například konec platnosti smlouvy, výpovědní lhůtu, datum prodloužení, pravidelnou kontrolu nebo další smluvní povinnosti. Odpovědní zaměstnanci následně dostávají upozornění, aniž by museli termíny evidovat v samostatných tabulkách či kalendářích.
• Bezpečnost a řízení přístupů. Automatizovaná správa smluv může zahrnovat nastavení uživatelských rolí a oprávnění podle toho, kdo smí dokument zobrazit, upravit nebo schválit. Důležitá je také dohledatelnost změn a činností uživatelů, zabezpečení dokumentů, zálohování a pravidla elektronické archivace. Při práci s osobními údaji je zároveň nutné zohlednit pravidla jejich zpracování a ochrany, včetně přístupových oprávnění, zabezpečení a případného zapojení externích poskytovatelů. U firem, na které se vztahují povinnosti v oblasti AML, lze digitalizovat také související procesy, například AML identifikaci a kontrolu klientů.

Automatizace tak nemusí řešit pouze jednu izolovanou činnost. Největší praktický přínos vzniká tehdy, když jednotlivé kroky navazují, smlouva se vytvoří z jednotného vzoru, projde definovaným schvalováním a podpisem a následně se automaticky uloží do evidence, kde lze řídit přístupy a sledovat další povinnosti.

Jak vybrat nejlepší nástroj na automatizaci smluv?

Vhodný nástroj pro automatizaci smluv by měl odpovídat skutečnému způsobu, jakým firma dokumenty vytváří, schvaluje, podepisuje a spravuje. Při výběru proto nestačí porovnávat pouze počet dostupných funkcí. Důležité je zohlednit konkrétní smluvní procesy, počet uživatelů, požadavky jednotlivých oddělení i možnosti propojení se systémy, které už firma používá.

Zaměřte se na funkce, které firma skutečně využije

Nejprve je vhodné určit, které části správy smluv chce firma automatizovat. Pro jednu organizaci mohou být prioritou smluvní vzory a automatické schvalování, pro jinou elektronické podpisy, evidence nebo hlídání termínů. Nástroj by měl podporovat potřebné workflow bez toho, aby zaměstnanci museli své procesy zbytečně komplikovat kvůli funkcím, které ve skutečnosti nepotřebují.

Prověřte možnosti integrace s dalšími systémy

Automatizace funguje efektivněji, pokud smluvní nástroj není izolovaným řešením. Při výběru je proto vhodné ověřit možnosti integrace například s CRM, ERP, dokumentovým úložištěm nebo dalšími interními aplikacemi. Propojení může omezit ruční přepisování stejných údajů mezi systémy a umožnit plynulejší proces automatizace smluv.

Zkontrolujte bezpečnost a správu přístupů

Smlouvy často obsahují obchodní, finanční nebo osobní údaje, proto je důležitým kritériem také zabezpečení. Firma by měla zjistit, zda nástroj umožňuje nastavit role a přístupová oprávnění, sledovat historii změn a kontrolovat činnost jednotlivých uživatelů. Součástí hodnocení by měl být také způsob ukládání, zálohování a archivace dokumentů.

Ověřte možnosti elektronického podepisování

Pokud má automatizace pokrývat proces až do uzavření smlouvy, je vhodné prověřit také elektronické podepisování smluv. Důležité je zjistit, zda je podepisování přímo součástí řešení nebo zda lze nástroj propojit s externí podpisovou službou. Praktická je také možnost automaticky odeslat dokument signatářům a sledovat jeho aktuální stav.

Zohledněte jednoduchost používání a možnosti rozšíření

Ani technicky pokročilé řešení nepřinese očekávaný efekt, pokud bude pro zaměstnance příliš složité. Při výběru je proto vhodné posoudit uživatelské prostředí, možnosti nastavení workflow a náročnost zavedení do běžného provozu. Současně je dobré myslet na budoucí rozšíření, například na další typy dokumentů, uživatele nebo oddělení.

Nejlepší nástroj tedy není automaticky ten s největším počtem funkcí. Vhodné řešení je takové, které odpovídá konkrétním procesům firmy, lze jej bezpečně začlenit do stávajícího prostředí a umožňuje automatizovanou správu smluv postupně rozšiřovat.

Na co si dát pozor při procesu automatizace smluv?

Při zavádění automatizace smluv nestačí pouze převést stávající manuální kroky do digitálního prostředí. Firma by měla nejprve ověřit, zda jsou její procesy jasně nastavené, kdo za jednotlivé kroky odpovídá a jak bude nový systém pracovat s dokumenty a daty. Automatizace špatně nastaveného procesu totiž nemusí odstranit existující problémy, v některých případech je může pouze přenést do nového systému. Před zavedením automatizace je proto vhodné zkontrolovat zejména následující oblasti:

Důležitou součástí zavedení je také práce s uživateli. Zaměstnanci by měli rozumět tomu, jak nový proces automatizace smluv funguje, které úkoly systém provádí automaticky a za které nadále odpovídají oni sami. Praktické je proto začít s omezeným rozsahem, automatizaci otestovat a případné nedostatky odstranit ještě před jejím rozšířením na další smlouvy a oddělení.

Dobře nastavená automatizovaná správa smluv tedy nezačíná samotným nástrojem, ale jasnými procesy, odpovědnostmi a pravidly. Technologie následně pomáhá tyto procesy zrychlit, zpřehlednit a omezit množství rutinní manuální práce.

Jak úspěšně zavést automatizaci smluv do firmy

Úspěšné zavedení automatizace smluv není pouze technickým projektem. Změna ovlivňuje způsob, jakým zaměstnanci připravují dokumenty, předávají je mezi odděleními, schvalují je a následně spravují. Firma by proto měla postupovat po jednotlivých krocích, zapojit budoucí uživatele a automatizaci nejprve ověřit na omezeném počtu dokumentů.

• Prioritizace smluv. Jako první je vhodné vybrat smlouvy s vysokým objemem a opakujícím se postupem zpracování. Standardizované dokumenty s jasnými pravidly představují jednodušší prostor pro první automatizované workflow než složité individuální smlouvy. Firma tak může nový proces otestovat s menším rizikem a rychleji identifikovat případné nedostatky.
• Zapojení právního a dalších oddělení. Do projektu by nemělo být zapojeno pouze právní nebo IT oddělení. Smlouvy často procházejí také obchodem, financemi, HR, nákupem nebo managementem. Je proto důležité předem určit odpovědnosti jednotlivých týmů a společně nastavit pravidla schvalování, přístupová oprávnění i způsob práce s dokumenty.
• Příprava zaměstnanců. Uživatelé potřebují vědět, jak bude nová automatizovaná správa smluv fungovat v každodenní praxi. Školení by mělo vysvětlit nejen samotné ovládání nástroje, ale také nové workflow, role a odpovědnosti. Jasně nastavený proces usnadňuje přechod od manuálního způsobu práce k automatizaci.
• Měření přínosů. Po spuštění je vhodné sledovat, zda automatizace skutečně řeší problémy identifikované na začátku projektu. Firma může porovnávat například dobu potřebnou k přípravě a schválení smlouvy, množství manuálních kroků, počet chyb nebo zmeškaných termínů. Výsledky pomáhají určit, které části procesu je potřeba dále upravit.
• Postupné rozšiřování. Po úspěšném zkušebním provozu lze proces automatizace smluv rozšířit na další typy dokumentů a oddělení. Postupné zavádění umožňuje využít zkušenosti z první fáze a upravit workflow ještě před širším nasazením.

Závěr

Automatizace smluv pomáhá firmám zjednodušit práci s dokumenty v průběhu celého jejich životního cyklu, od přípravy a schvalování přes elektronické podepisování až po evidenci, archivaci a sledování důležitých termínů. Omezuje rutinní administrativu, zlepšuje přehled o dokumentech a umožňuje lépe řídit jednotlivé kroky smluvního procesu.

Úspěšné zavedení však neznamená automatizovat vše najednou. Vhodné je nejprve analyzovat současnou správu smluv, sjednotit procesy a vybrat dokumenty, u kterých automatizace přinese největší efekt. Po otestování lze automatizovanou správu smluv postupně rozšiřovat podle potřeb firmy.

Jak automatizaci smluv řešíme v Legal Systems

Jak ukazují předchozí kapitoly, automatizace smluv přináší největší efekt tehdy, když na sebe jednotlivé kroky navazují – od vytvoření smlouvy přes schválení a podpis až po evidenci a hlídání termínů. V Legal Systems pomáháme firmám tyto kroky převést z Wordu, e-mailů a sdílených složek do jedné platformy.

• Interaktivní šablony na míru. Vaše smluvní vzory převedeme na interaktivní formuláře, ze kterých se smlouva vygeneruje bez ručního přepisování a kopírování starších dokumentů. Údaje lze doplňovat i automaticky z CRM nebo jiných firemních systémů, se kterými je platforma propojená.
• Chytré workflow. V rámci chytrého workflow nastavíme scénáře podle toho, jak váš tým skutečně pracuje. Dokumenty lze schvalovat a podepisovat v předepsaném pořadí a na dashboardu je vidět, v jaké fázi se která smlouva nachází.
• Elektronické podpisy v jednom systému. Na schválení přímo navazuje elektronický podpis zabezpečený certifikátem a časovým razítkem, včetně ověření totožnosti podepisujících a auditní stopy. Podepsat lze i nahrané PDF nebo Word, který nevznikl z šablony.
• Evidence a hlídání termínů. Všechny smlouvy zůstávají uložené na jednom místě a platforma upozorní na důležité termíny, například na blížící se konec platnosti nebo potřebu dokument obnovit.
• Napojení na nástroje, které už používáte. Platformu lze propojit například s Microsoft 365, Google Workspace, HubSpot nebo Salesforce, případně přes Make, Zapier nebo API. Přehled najdete na stránce integrací.
• Propojení s AML. Pokud patříte mezi povinné osoby, můžete ve stejném prostředí řešit i AML identifikaci a kontrolu klientů.

Zavedení začíná individuální konzultací, při které společně vybereme smlouvy a procesy, u kterých automatizace přinese největší efekt, a postupně je rozšiřujeme. Jak by to mohlo vypadat u vás, vám ukážeme v bezplatném demu.

Nejčastější otázky

Co je automatizace smluv?

Automatizace smluv je využití digitálních nástrojů k automatizaci opakujících se úkolů při tvorbě, schvalování, podepisování, evidenci a správě smluv. Cílem je omezit manuální administrativu a zefektivnit celý smluvní proces.

Jaký nástroj je potřeba pro automatizaci smluv?

Záleží na rozsahu automatizace a potřebách firmy. Nástroj by měl podporovat požadované workflow, správu dokumentů, přístupová oprávnění a případně také integrace nebo elektronické podepisování smluv.

Jak funguje automatizovaná správa smluv?

Systém řídí předem nastavené kroky smluvního procesu. Může například vytvořit dokument ze vzoru, předat jej ke schválení, uložit podepsanou smlouvu a upozornit odpovědnou osobu na důležitý termín.

Jaké části smluvního procesu lze automatizovat?

Automatizovat lze například přípravu dokumentů, doplňování údajů, schvalování, správu verzí, elektronické podepisování, evidenci, archivaci, vyhledávání smluv nebo sledování termínů.

Pro jaké firmy je automatizace smluv vhodná?

Automatizace může být užitečná zejména pro firmy, které pravidelně zpracovávají větší množství smluv nebo mají opakující se schvalovací procesy. Rozsah automatizace lze přizpůsobit velikosti i potřebám organizace.

Které smlouvy je nejlepší automatizovat jako první?

Vhodným začátkem jsou standardizované a často používané smlouvy s opakujícím se postupem zpracování. Firma na nich může automatizaci jednodušeji otestovat před rozšířením na složitější dokumenty.

Jak vybrat nástroj pro automatizaci smluv?

Je vhodné porovnat potřebné funkce, možnosti integrace, zabezpečení, správu přístupů, jednoduchost používání a možnosti budoucího rozšíření. Nástroj by měl především odpovídat skutečným procesům firmy.

Jak dlouho trvá zavedení automatizace smluv?

Doba zavedení závisí na rozsahu projektu, složitosti procesů, počtu smluv a potřebných integracích. Jednodušší je začít pilotním procesem a automatizaci následně postupně rozšiřovat.

Je automatizace smluv bezpečná?

Bezpečnost závisí na zvoleném řešení a jeho nastavení. Firma by měla ověřit zejména řízení přístupových oprávnění, ochranu dat, historii změn, zálohování a způsob ukládání a archivace smluv.