Elektronický podpis: Co to je, jak funguje, typy podpisů a kdy ho potřebujete

Elektronický podpis dnes umožňuje podepisovat smlouvy, formuláře i další dokumenty rychle a bez nutnosti osobního setkání. Ne každý elektronický podpis má však stejné vlastnosti a pro některé situace platí zvláštní požadavky. V článku vysvětlíme, jak elektronický podpis funguje, jaké druhy existují a jak vybrat vhodné řešení pro konkrétní dokument.

Obsah článku

Co je elektronický podpis?

Elektronický podpis je způsob, jakým lze podepsat dokument v elektronické podobě a vyjádřit tím vůli podepisující osoby. Podle evropského nařízení eIDAS jde o data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným elektronickým datům nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání. Elektronický podpis tak umožňuje provádět řadu úkonů digitálně, bez nutnosti dokument vytisknout, ručně podepsat a následně skenovat nebo posílat poštou.

V praxi může mít elektronický podpis dokumentu různé úrovně zabezpečení a právní síly. Není proto správné považovat každý elektronický podpis automaticky za rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. Nařízení eIDAS rozlišuje různé úrovně elektronických podpisů, přičemž kvalifikovanému elektronickému podpisu výslovně přiznává právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. Elektronickému podpisu zároveň nelze odepřít právní účinky a přípustnost jako důkaz v soudním řízení pouze proto, že má elektronickou podobu nebo nesplňuje požadavky na kvalifikovaný elektronický podpis.

Elektronické podepisování se dnes používá při komunikaci s úřady, při uzavírání smluv, podepisování firemních dokumentů i při dalších elektronických transakcích. Konkrétní požadovaná úroveň podpisu však závisí na typu dokumentu a právního jednání. V České republice pravidla upravuje zejména nařízení eIDAS a zákon č. 297/2016 Sb., který například stanoví, kdy je při komunikaci s veřejnou správou nutné použít uznávaný nebo kvalifikovaný elektronický podpis.

Elektronický podpis tedy může sloužit zejména k:

• identifikaci podepisující osoby (u zaručeného a kvalifikovaného podpisu),
• elektronickému podepisování smluv a dalších dokumentů,
• komunikaci s orgány veřejné správy,
• potvrzení původu elektronického dokumentu u pokročilejších forem podpisu,
• ochraně integrity dokumentu u pokročilejších forem podpisu,
• omezení potřeby tisku, skenování a fyzického předávání dokumentů,
• rychlejšímu vyřizování administrativních a obchodních procesů.

Poznámka k terminologii: Pojem digitální podpis se často používá jako synonymum elektronického podpisu, technicky však zpravidla označuje kryptografickou technologii využívanou k vytváření některých typů elektronických podpisů. Elektronický podpis je širší právní pojem.

Jak funguje elektronický podpis?

Elektronický podpis funguje jako elektronický prostředek, který propojuje podepisující osobu s konkrétním dokumentem nebo jinými elektronickými daty. Jeho hlavním účelem je umožnit podepsání dokumentu v digitálním prostředí a podle použitého typu podpisu také pomoci ověřit, kdo dokument podepsal a zda po podpisu nedošlo k jeho změně.

U pokročilejších forem elektronického podpisu je princip založen na kryptografii a elektronickém certifikátu. Nařízení eIDAS samo certifikát vyžaduje až u kvalifikovaného podpisu, česká úprava pak i u uznávaného podpisu. Podepisující osoba používá prostředek spojený se svými podpisovými údaji, zatímco příjemce dokumentu může následně ověřit platnost podpisu a příslušného certifikátu. Pokud byl dokument po vytvoření podpisu změněn, lze takovou změnu při ověřování podpisu zjistit.

To, jak funguje elektronický podpis v praxi, závisí také na jeho konkrétním druhu. Jednoduchý elektronický podpis může mít výrazně méně technických a bezpečnostních prvků než zaručený nebo kvalifikovaný elektronický podpis. U kvalifikovaného elektronického podpisu jsou navíc stanoveny přísnější požadavky podle nařízení eIDAS, včetně použití kvalifikovaného certifikátu a kvalifikovaného prostředku pro vytváření elektronických podpisů.

Jak vzniká elektronický podpis dokumentu?

Při elektronickém podepisování se u kryptografických typů podpisu nejprve z obsahu dokumentu vytvoří pomocí matematického algoritmu jeho jedinečný otisk (hash). Tento otisk reprezentuje obsah dokumentu a umožňuje následně zjistit, zda po podepsání nedošlo k jeho změně.

Podpisová data jsou následně vytvořena s využitím soukromého kryptografického klíče podepisující osoby. K podpisu může být připojen také elektronický certifikát, který obsahuje údaje potřebné k ověření podpisu a jeho vazby na držitele certifikátu.

Při následném ověření elektronického podpisu lze zkontrolovat jeho platnost a integritu podepsaného dokumentu. Pokud byl dokument po podepsání změněn, kontrola může tuto změnu odhalit. Právě tato vazba mezi podpisem a konkrétní podobou dokumentu patří mezi důležité vlastnosti pokročilejších forem elektronického podpisu.

Jaké jsou výhody a nevýhody elektronického podpisu?

Elektronický podpis usnadňuje podepisování dokumentů a umožňuje přesunout velkou část administrativy do digitálního prostředí. V kombinaci s automatizací smluv může zrychlit proces od přípravy dokumentu přes jeho schválení až po samotné podepsání. Současně je však důležité zvolit správný druh elektronického podpisu. Jednotlivé typy se liší způsobem vytvoření, úrovní zabezpečení i právními účinky, a proto nemusí být každý elektronický podpis vhodný pro všechny situace.

Hlavní výhody elektronického podpisu

• Rychlejší podepisování dokumentů. Dokument lze podepsat elektronicky během několika minut bez nutnosti tisku, ručního podpisu a následného skenování. To urychluje zejména procesy, při kterých se dokumenty podepisují opakovaně.
• Možnost podepisovat na dálku. Podepisující osoby nemusí být fyzicky na stejném místě. Dokumenty tak lze podepisovat i při práci na dálku nebo při spolupráci s klienty a obchodními partnery v jiných městech či zemích.
• Méně papírové administrativy. Elektronické podepisování omezuje potřebu dokumenty tisknout, fyzicky předávat a následně znovu převádět do elektronické podoby. Usnadňuje také jejich digitální zpracování a archivaci.
• Možnost ověření podpisu. U elektronických podpisů založených na certifikátu lze kontrolovat platnost podpisu a certifikátu. U pokročilejších forem lze rovněž ověřit, zda se podepsaný dokument následně nezměnil.
• Jednodušší elektronická komunikace. Elektronický podpis umožňuje realizovat celý proces od vytvoření dokumentu až po jeho podepsání digitálně. Je proto praktický například při uzavírání smluv, schvalování dokumentů nebo elektronické komunikaci.

Nevýhody a omezení elektronického podpisu

• Nutnost zvolit správný typ podpisu. Pro některé úkony postačuje běžný elektronický podpis, zatímco v jiných situacích může být vyžadován uznávaný nebo kvalifikovaný elektronický podpis.
• Technické požadavky. Některé formy podpisu vyžadují odpovídající software, certifikát nebo prostředek pro vytváření elektronického podpisu.
• Omezená platnost certifikátu. Certifikáty mají stanovenou dobu platnosti, kterou je nutné sledovat a v případě potřeby je včas obnovit.
• Rozdílné požadavky podle situace. Způsob podepsání je třeba přizpůsobit konkrétnímu právnímu jednání, dokumentu a jeho příjemci.
• Nutnost chránit podpisové prostředky. Přístupové údaje, soukromé klíče a další prostředky používané k elektronickému podepisování musí být chráněny před zneužitím.

Kdy stačí elektronický podpis zdarma a kdy ne?

Bezplatné nebo jednoduché řešení pro elektronické podepisování může být dostačující tam, kde právní předpis ani druh dokumentu nevyžaduje vyšší úroveň elektronického podpisu. Typicky může jít o běžnou soukromoprávní nebo interní komunikaci, vždy však záleží na konkrétním dokumentu, požadavcích příjemce a případných zvláštních právních předpisech.

Pokud je potřeba spolehlivěji ověřit totožnost podepisující osoby nebo právní předpis vyžaduje konkrétní úroveň podpisu, jednoduché bezplatné řešení nemusí stačit. Například při elektronickém podepisování vůči orgánům veřejné moci český zákon v řadě případů vyžaduje uznávaný elektronický podpis, kterým je zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu nebo kvalifikovaný elektronický podpis.

Jaké druhy elektronického podpisu existují?

Ne všechny elektronické podpisy poskytují stejnou úroveň zabezpečení a právní jistoty. Nařízení eIDAS rozlišuje elektronický podpis, zaručený elektronický podpis a kvalifikovaný elektronický podpis. Česká právní úprava navíc používá pojem uznávaný elektronický podpis.

Prostý elektronický podpis

Prostý elektronický podpis představuje nejzákladnější úroveň elektronického podepisování. Může být vhodný především pro situace, ve kterých není zákonem nebo příjemcem stanovena vyšší úroveň podpisu. Ani takovému elektronickému podpisu však podle eIDAS nelze upřít právní účinky pouze proto, že není kvalifikovaný.

Zaručený elektronický podpis

Zaručený elektronický podpis musí splňovat požadavky eIDAS: mimo jiné musí být jednoznačně spojen s podepisující osobou, umožnit její identifikaci a být s podepsanými daty propojen tak, aby bylo možné zjistit jejich následnou změnu. Poskytuje proto vyšší úroveň zabezpečení než prostý elektronický podpis.

Kvalifikovaný elektronický podpis

Kvalifikovaný elektronický podpis je zaručený elektronický podpis, který je navíc vytvořen kvalifikovaným prostředkem a založen na kvalifikovaném certifikátu. Podle eIDAS má právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu a kvalifikovaný podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném v jednom členském státě EU musí být uznáván jako kvalifikovaný i v ostatních členských státech.

Co je kvalifikovaný elektronický podpis a kdy je nutný?

Kvalifikovaný elektronický podpis je nejvyšší úroveň elektronického podpisu podle nařízení eIDAS. Jde o zaručený elektronický podpis, který je vytvořen kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů a je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy.

Používá se zejména tehdy, když konkrétní právní předpis nebo daný úkon vyžaduje tuto úroveň podpisu. Není tedy nutný pro každý elektronicky podepisovaný dokument, požadovaný typ podpisu vždy závisí na konkrétní situaci.

Jakou právní platnost má kvalifikovaný elektronický podpis?

Podle nařízení eIDAS má kvalifikovaný elektronický podpis právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. Kvalifikovaný elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném v jednom členském státě EU je zároveň uznáván jako kvalifikovaný elektronický podpis i v ostatních členských státech EU.

Kdy použít elektronický podpis a kdy kvalifikovaný elektronický podpis?

Volba mezi běžným a kvalifikovaným elektronickým podpisem závisí především na typu dokumentu, požadované úrovni právní jistoty a případných požadavcích právních předpisů nebo příjemce.

Základní rozdíl tedy spočívá v požadované úrovni podpisu. Kvalifikovaný elektronický podpis má podle eIDAS stejný právní účinek jako vlastnoruční podpis, ale není automaticky nutný pro každý elektronický dokument. U konkrétního úkonu je proto vždy potřeba ověřit, jaký druh podpisu právní předpis nebo příjemce požaduje.

Jak elektronicky podepisovat dokumenty krok za krokem?

Elektronické podepisování dokumentů může probíhat různými způsoby podle požadované úrovně podpisu a účelu dokumentu. Je důležité rozlišovat mezi kvalifikovaným elektronickým podpisem a využitím specializovaných aplikací, které zajišťují nejen samotný podpis, ale také celý proces podepisování.

1. Určete požadovaný způsob elektronického podpisu

Nejprve si ověřte, jaké požadavky se vztahují na konkrétní dokument. V některých případech je nutný kvalifikovaný elektronický podpis, zatímco pro běžné obchodní transakce může postačovat jednodušší forma elektronického podepsání.

2. Zvolte vhodné řešení

Pokud potřebujete kvalifikovaný elektronický podpis, musíte mít kvalifikovaný certifikát a využít kvalifikovaný prostředek pro vytváření elektronických podpisů. Samotný dokument pak můžete podepsat pomocí vhodného nástroje podporujícího digitální podpisy. Alternativou pro běžné obchodní procesy jsou specializované aplikace, které umožňují elektronické podepisování bez nutnosti vlastního kvalifikovaného certifikátu, pokud jej daná situace nevyžaduje.

3. Připravte dokument a odešlete jej k podpisu

Při využití komerční aplikace nahrajete dokument do systému, určíte podepisující osoby a případně nastavíte pořadí podpisů. Protistrana následně obdrží e-mail s odkazem, prostřednictvím kterého si může dokument přečíst a elektronicky podepsat.

4. Ověřte identitu podepisujících osob

Podle požadavků konkrétního procesu mohou aplikace umožňovat také ověření identity podepisujících osob. To může zahrnovat například ověřovací kódy nebo další identifikační metody. Ověřování identity je důležité také v regulovaných digitálních procesech, například při plnění povinností v oblasti AML.

5. Dokončete elektronické podepsání

Podepisující osoba dokončí podpis podle pokynů zvoleného nástroje nebo aplikace. Podpis vytvořený prostřednictvím komerční aplikace nemusí být kvalifikovaný, přesto může být právně dostačující pro řadu běžných obchodních transakcí.

Vždy je však nutné zohlednit konkrétní právní požadavky a požadovanou úroveň podpisu.

6. Sledujte průběh a archivujte dokumenty

Specializované aplikace umožňují spravovat celý proces podepisování na jednom místě. Mohou poskytovat přehled o tom, kdo dokument podepsal, automaticky zasílat připomínky nebo upozorňovat na nedokončené podpisy. Po dokončení procesu lze podepsané dokumenty bezpečně uložit a podle možností aplikace uchovávat také záznamy o průběhu podepisování.

Elektronické podepisování tak nejen nahrazuje papírové dokumenty, ale při využití vhodného řešení také zjednodušuje administrativu, komunikaci mezi stranami a správu dokumentů.

Jak podepsat dokument elektronickým podpisem?

Způsob, jak podepsat dokument elektronickým podpisem, závisí na používaném řešení a typu podpisu. Obvykle stačí otevřít dokument v aplikaci nebo službě podporující elektronické podepisování, zvolit možnost podpisu a vybrat příslušný certifikát či jiný dostupný způsob podepsání. U kvalifikovaného elektronického podpisu musí být splněny také požadavky na kvalifikovaný certifikát a kvalifikovaný prostředek pro vytváření podpisu. Firmy, které chtějí podepisování dokumentů začlenit přímo do svých digitálních procesů, mohou využít také specializované řešení pro elektronické podpisy.

Po podepsání je vhodné zkontrolovat, zda byl podpis k dokumentu správně připojen a zda je platný. Podepsaný soubor by se následně neměl upravovat, protože změna jeho obsahu může způsobit, že ověření podpisu již nebude úspěšné.

Nejčastější chyby při používání elektronického podpisu

• Použití nesprávného typu podpisu. Ne každý elektronický podpis splňuje požadavky pro konkrétní právní nebo úřední úkon. Před podepsáním je proto vhodné ověřit požadovanou úroveň podpisu.
• Podepisování neplatným certifikátem. U podpisů založených na certifikátu je důležité sledovat jeho platnost a stav.
• Úprava dokumentu po podepsání. Dodatečná změna podepsaného dokumentu může narušit jeho integritu a vést k neplatnému výsledku ověření podpisu.
• Nedostatečná ochrana podpisových prostředků. Soukromé klíče, přístupové údaje nebo zařízení používané k podepisování je nutné chránit před neoprávněným přístupem.
• Neověření podpisu po jeho vytvoření. Kontrola podpisu pomáhá včas zjistit problém s certifikátem, integritou dokumentu nebo samotným podpisem.

Závěr

Elektronický podpis umožňuje podepisovat dokumenty a vyřizovat řadu administrativních i obchodních úkonů digitálně. Jednotlivé druhy elektronického podpisu se však liší úrovní zabezpečení, způsobem vytvoření i právními účinky, proto je důležité vždy zvolit řešení odpovídající konkrétnímu účelu.

Zvláštní postavení má kvalifikovaný elektronický podpis, který má podle nařízení eIDAS právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. Při elektronickém podepisování je zároveň důležité kontrolovat platnost certifikátu, chránit podpisové prostředky a ověřit požadavky vztahující se ke konkrétnímu dokumentu nebo právnímu jednání.

To ale neznamená, že nižší typy podpisu jsou neplatné. V běžných soukromoprávních vztazích obvykle postačí i prostý elektronický podpis, kvalifikovaný podpis přináší především silnější důkazní pozici.

Nejčastější otázky

Jakou roli má certifikát pro elektronický podpis?

Elektronický certifikát propojuje údaje potřebné k ověření podpisu s jeho držitelem. U kvalifikovaného elektronického podpisu je nutný kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis vydaný kvalifikovaným poskytovatelem.

Jak příjemce ověří elektronický podpis?

Příjemce může podpis ověřit pomocí aplikace nebo služby podporující kontrolu elektronických podpisů. Ověření může ukázat například platnost podpisu, stav certifikátu a to, zda se dokument po podepsání změnil.

Co potřebujete pro získání elektronického podpisu?

Záleží na požadovaném druhu podpisu. Pro kvalifikovaný elektronický podpis potřebujete kvalifikovaný certifikát a kvalifikovaný prostředek pro vytváření elektronických podpisů; součástí procesu je také ověření totožnosti.

Jak elektronický podpis aktivovat a začít používat?

Konkrétní aktivace závisí na poskytovateli a zvoleném řešení. Po nastavení certifikátu a podpisového prostředku lze podpis používat v kompatibilní aplikaci nebo online službě pro elektronické podepisování.

Jak vytvořit elektronický podpis dokumentu?

Dokument se otevře v podporované aplikaci nebo službě a zvolí se funkce elektronického podepsání. Podle druhu podpisu se následně použije příslušný certifikát a podpisový prostředek.

Jak ověřit elektronický podpis a platnost certifikátu?

Při ověřování se kontroluje samotný elektronický podpis, integrita dokumentu a informace o použitém certifikátu. U certifikátu je důležité zjistit zejména jeho platnost a to, zda nebyl zneplatněn.

Jak poznat platný elektronický podpis?

Výsledek kontroly v důvěryhodném ověřovacím nástroji ukáže, zda lze podpis úspěšně ověřit a zda dokument nebyl po podepsání změněn. U podpisů založených na certifikátu se kontroluje také jeho stav a platnost.

Elektronický podpis, datová schránka a elektronická pečeť: jaký je mezi nimi rozdíl?

Elektronický podpis slouží k podepisování elektronických dat fyzickou osobou. Elektronická pečeť je podle eIDAS určena právnickým osobám a pomáhá doložit původ a integritu dat. Datová schránka je oproti tomu elektronické úložiště určené k doručování a komunikaci s orgány veřejné moci a dalšími subjekty. Úkon učiněný přes datovou schránku má navíc stejné účinky jako písemný a podepsaný úkon, takže samostatný elektronický podpis většinou není potřeba.

Je elektronický podpis bezpečný?

Bezpečnost závisí na typu podpisu, použité technologii a ochraně podpisových prostředků. Vyšší úroveň zabezpečení poskytují zejména zaručené a kvalifikované elektronické podpisy, pokud jsou správně používány a jejich podpisové prostředky zůstávají chráněné.